Turvallisuus

sähköisen dokumentinhallinnan keskeisiä etuja

Yrityksissä syntyy päivittäin lukuisia dokumentteja ja asiakirjoja, joiden säilyttäminen on välttämätöntä ja osin lain edellyttämää. Sähköiset dokumentinhallintajärjestelmät ovat nykyaikainen tapa hallinnoida tätä materiaalivirtaa kustannustehokkaasti ja ekologisesti.

Sähköisellä dokumentointijärjestelmällä on useita etuja​

Sähköinen dokumenttien hallinta mahdollistaa tiedon arkistoinnin ja jakamisen niin organisaation sisällä, kuin organisaatioiden välillä, maantieteellisestä sijainnista riippumatta. Sähköinen dokumentinhallinta nopeuttaa prosesseja ja tuo kustannussäästöjä mm. työajoissa, sekä vähentää inhimillisiä virheitä. Sähköisen järjestelmän avulla yritys pystyy lisäksi pitämään huolta siitä, että asiakirjat ovat vain niiden käytettävissä, joilla on oikeus lukea asiakirjoja. Yritys pystyy myös suojaamaan asiakirjat asiattomilta muutoksilta, yhdistämään asiakirjat muihin samaan asiaan liittyviin asiakirjoihin, yhdenmukaistamaan ja siirtämään sekä myös hävittämään dokumentit säilytystarpeen päätyttyä suunnitelmallisesti. Samoin säilytettyjen asiakirjojen kokonaistilanne on helposti nähtävillä ajantasaisena.

Pääosa yritysten liiketoiminnasta perustuu sopimuksiin

Sopimusten hallintaan liittyy kuitenkin useita riskitekijöitä. Tutkimusten mukaan jopa viidennes organisaatioiden sopimuksista katoaa ajan saatossa. Kun yrityksen sopimukset ovat kaikki samassa paikassa ja kaikkien valtuutettujen saatavilla aina tarvittaessa, eivätkä esimerkiksi yksittäisten työntekijöiden koneilla, turvallisuus ja tehokkuus paranevat.

Sopimusten allekirjoittaminen sähköisesti on yksi merkittävimmistä hyödyistä, joita sähköinen sopimushallinta tuo

Paperisten asiakirjojen lähettäminen ja allekirjoitusten kerääminen on aikaa vievää ja paperiset sopimukset voivat myös helpommin kadota. Tehokas sopimushallinta on tärkeä osa menestyvän yrityksen prosesseja, sillä yksikin kadonnut sopimus voi aiheuttaa yritykselle merkittäviä riskejä.

Tietoturvallisuus korostuu myös dokumenttien ja sopimusten sähköisessä hallinnassa

”Sitä mukaan, kun yritysten toiminnot ovat siirtyneet tietoverkkoihin, niin tietoon kohdistunut rikollisuus on kasvanut ja ammattimaistunut”, toteaa Taika Groupin tietoturvavastaava Risto Kangas. Kangas tietää mistä puhuu. Hän on perehtynyt tietoturva-asioihin koko työuransa ja vastannut Taika Group konsernin palvelin- ja tietoturvainfrastruktuurista viimeisen kahden vuoden ajan.

Dokumenttien hallintajärjestelmää hankittaessa kannattaa tietoturvan lisäksi kiinnittää huomiota myös käyttöliittymän helppouteen, tukipalvelutarjontaan sekä mm. siihen, kuinka järjestelmän sisäiset lukuoikeudet eri käyttäjille on määriteltävissä.

Arcista – kaikki liiketoimintatieto yhdistettynä samaan arkistotietokantaan

Taika Groupin Arcista dokumentinhallinta- ja arkistointijärjestelmän lukitussa arkistossa kaikki tiedot pysyvät turvassa ja ovat helposti saavutettavissa. Säilytysajan seurannalla pidät kirjaa kaikista asiakirjoista, joiden säilytysaika on päättynyt ja sen jälkeen tuhoat ne kätevästi. Arcistassa säilytät ja jaat dokumentit vaivattomasti kaikille yrityksesi jäsenille ja älykkään sopimusten hallinnan avulla kaikki sopimukset ovat ulottuvillasi ja allekirjoitat ne fiksusti Visma Signin avulla.

​

Arcistalla on SÄHKE2-sertifikaatti

Taika Groupin taloustiedon hallinta- ja arkistointijärjestelmä Arcistalla on SÄHKE2-tietojärjestelmäsertifikaatti. Sertifikaatti todentaa, että sovellus mahdollistaa asiakirjoille luotettavan sähköisen pysyväissäilytyksen. ”Yhtenä SÄHKE2:n päätavoitteista on varmistaa, että asiakirjatiedot ovat todistusvoimaisia myös yksinomaan sähköisessä muodossa säilytettynä”, toteaa Taika Groupin Projektipäällikkö, ICT, Rami Laaksonen.

SÄHKE2-tietojärjestelmäsertifiointi on puolueettoman ja akkreditoidun sertifiointielimen, Kiwa Inspectan myöntämä todistus siitä, että järjestelmä täyttää kaikki siihen kohdistuvat normiston vaatimukset. Lisäksi se osoittaa, että toimittajan kehitysprosesseihin on rakennettu tarvittavat kontrollit SÄHKE2-vaatimustenmukaisuuden säilyttämiselle. ”SÄHKE2-sertifioinnin hakeminen Arcistalle oli itsestäänselvyys, sillä halusimme osoittaa arkistointijärjestelmämme kyvyn vastata SÄHKE2:sta hyödyntävien asiakkaidemme tarpeisiin”, Laaksonen toteaa. ”SÄHKE2-tietojärjestelmäsertifiointi mahdollistaa myös julkishallinnon dokumenttien säilytyksen Arcista-järjestelmässä.” Muun työnsä ohella Laaksonen toimii jäsenenä Kiwa Inspectan koollekutsumassa SÄHKE2-asiantuntijaryhmässä, missä hän on vaikuttamassa sertifikaatin jatkokehitykseen.

SÄHKE2-tietojärjestelmäsertifiointi ja julkishallinto

Julkishallinnon asiakirjanhallinnan digitalisoituminen kohdistaa lukuisia vaatimuksia asiakirjojen sähköiseen käsittelyyn ja asiakirjojen sähköiseen pysyväissäilytykseen. Kansallisarkiston ylläpitämän SÄHKE2-normiston tavoitteena on varmistaa, että asiakirjatiedot ovat todistusvoimaisia myös yksinomaan sähköisesti säilytettynä.