Tehokkuutta ostolaskujen käsittelyyn

​

Ympäristöhuoltoalalla toimivan Urbaserin ostolaskujen automatisointiprojekti vähensi manuaalityötä ja toi merkittäviä kustannussäästöjä.

​

Urbaser on valtakunnallisesti toimiva ympäristöhuollon palvelutoimittaja, joka tuottaa laadukkaita palveluita kaupan ja teollisuuden sekä julkisen sektorin asiakkaille. 

​

”Palvelemme asiakkaitamme noin 400 hengen voimin 21 toimipaikassa. Urbaser Oy on osa Urbaser konsernia, joka yksi merkittävimmistä globaaleista alan toimijoista. Urbaser konsernin palveluksessa on noin 40 000 ihmistä 22 maassa”, kertoo Urbaserin CFO, Jari Sarpiola.

​

Urbaserin palveluvalikoima sisältää kaikki jätehuollon osa-alueet niin pienten, keskisuurten kuin suuryritystenkin tarpeisiin.  Hiilineutralisuuteen ja vastuullisuuteen on panostettu yhtiössä jo pitkään. ”Meille on tärkeää, että palvelumme ovat ympäristöystävällisiä, vastuullisia ja turvallisesti tuotettuja. Haluamme hallita ympäristövaikutuksiamme ja olemmekin onnistuneet vähentämään merkittävästi kuljetuksista aiheutuvia päästöjä tehokkaalla reittisuunnittelulla ja uudella kalusto- ja ajotapaseurannalla.”

​

Ostolaskujen automatisoinnilla tehokkuutta arkeen

​

Urbaserilla panostetaan vahvasti toiminnan kehittämiseen hyödyntäen monipuolisia BI- ja KPI-seuranta- ja raportointityökaluja. Taloushallinnon prosessien tehostaminen, budjetoinnin ja raportoinnin automatisointi on ollut yksi tärkeimmistä kehittämisalueista koko CFO urani aikana ja parin viime vuoden aikana olen keskittynyt ostolaskujen automaattisen käsittelyyn ns. P2P-projektiin. ”Meillä on lähemmäs tuhat toimittajaa, joilta tulee vuosittain yli 27000 monidimensioista ostolaskua, jotka tulee kohdistaa useille eri kustannuspaikoille ja myyntiyksiköille. Laskujen läpikäynti ja tiliöinti sisälsi aiemmin runsaasti käsityötä, joka oli aikaa vievää sekä nosti riskiä myös inhimillisille virheille. Joka kuukausi tehtiin keskimääriin kuusi päivää ylitöitä, kun laskukasaa purettiin ja kustannuksia kohdistettiin. Tähän haasteeseen lähdettiin yhdessä VBPS:n kanssa hakemaan ratkaisua.” Sarpiola kuvaa lähtötilannetta.

​

Automatisaatioaste korkealle

​

Sarpiolalle on tärkeää nostaa taloushallinnon automatisaatioaste mahdollisimman korkeaksi, ja vähentää näin kustannuksia ja ylitöitä, sekä saada täsmällistä ja tarkempaa tietoa kustannuspaikoittain. Ostolaskut ovat olleet yksi haastavimmista alueista, johon Sarpiola halusi muutosta. ”Tavoitteena on yli 50 %:n automaatioaste laskujen automaattisessa tietojen luvussa” toteaa Sarpiola. ”Kaikkien ostolaskujen käsittelyä ei ole edes tarkoituksenmukaista automatisoida. Pääkohteena meillä on euromääräisesti isot laskut sekä ne laskut, joita tulee kuukaudessa toimittajalta monta kymmentä.”

​

Ostolaskujen automatisointiprojekti aloitettiin yhdessä VBPS:n kanssa toukokuussa 2021. ”Suurimmat manuaaliset työmäärät ovat meillä liittyneet alihankintalaskuihin sekä korjaus- ja huoltolaskuihin, jotka tulee pystyä kohdistamaan autokohtaisesti sekä erottelemaan vielä alustoihin ja päällirakenteisiin kohdistuvat kustannukset. Samoin polttoainelaskut, joissa voi olla jopa 200 riviä autokohtaista laskutusta, tulee pystyä kohdistamaan autokohtaisesti. Lisäksi henkilöstövuokrauslaskuista saadaan KPI raportteihin tieto, kuinka monta henkilöä vuokralaskuihin sisältyy pelkän yhteissumman lisäksi.” Sarpiola valottaa haastealueita.

​

”Kaikki saapuvat laskut käsitellään nyt automaattisesti niiden saapuessa. Tässä yhteydessä saapuvien laskujen formaatit yhdenmukaistetaan ja jokainen lasku automatisoidaan oikealle kaudelle. Tämä tapahtuu kaikille verkkolaskuille sekä skannauspalvelun kautta saapuville laskuille. Tämän lisäksi toimittajan osalta tehdään erillinen lisätarkastus normaalin tarkastuksen lisäksi.” kuvailee VBPS:n tekninen konsultti Tero Sainomaa yleisellä tasolla tämän hetken prosessia. ”Jos saapuvan laskun päiväystiedot ovat jo kiinni olevalla kirjanpitokaudella siirretään nämä automaattisesti seuraavan kauden puolelle.”

​

Alihankintalaskujen osalta automaatioaste on saatu jo 57 %:iin ja kasvaa edelleen. Yksi merkittävimmistä muutoksista oli numerotunnisteen käyttöön ottaminen kaikkien alihankkijoiden kohdalla. Tavoitteena on, että kaikki alihankkijat sisällyttävät jatkossa tämän annetun tunnistenumeron laskuihinsa. Nyt toteutettu järjestelmä tunnistaa saapuvista alihankintalaskuista tämän 12-numeroisen alihankintatunnisteen, jonka pohjalta luodaan kyseiselle laskulle Urbaserin tarvitsemat dimensiotiedot ja tiliöinnit. Mukana seuraa myös tieto mitä asiakasta kyseinen alihankintalasku käsittelee. ”Mitä useamman toimittajan saamme käyttämään tätä 12-numeroista tunnistetta, sitä korkeammalle saamme nostettua automatisointiastetta alihankintalaskuissa”, toteaa Sarpiola.

​

Saapuvien polttoainelaskujen riveiltä pystytään tällä hetkellä automaattisesti tunnistamaan, mistä autosta on kyse. Autot tunnistetaan rekisterikilpinumerolla. Tämän tiedon pohjalta ohjataan tiliöinnit sekä Urbaserin tarvitsemat dimensiotiedot. ”Yksittäisellä laskulla voi olla jopa 200 riviä autokohtaista laskutusta, joten tietojen automaattinen lukeminen poistaa manuaalityön lähes täysin”, toteaa Sarpiola tyytyväisenä. ”Polttoainetoimittajan laskujen osalta automaatioaste on jo täydet 100 %.”  Nk. rekkarilaskujen eli rekisterikilpitietoihin perustuvien laskujen automaatioaste on kokonaisuudessaan jo 96 %. ”Rekisterikilpitietojen automaattinen lukeminen laskuilta oli vaativampi toteuttaa, kuin äkkiseltään saattaa kuulostaa”, kuvailee Sainomaa projektin haasteita.  

​

Automatisaation kohteena olivat myös vakuutusyhtiöltä tulevat laskut. Nyt saapuva lasku sekä erittelyn sisältävä Excel-tiedosto yhdistetään keskenään, ja tältä pohjalta luodaan liikennevakuutuksen ja kaskovakuutuksen rivit jokaiselle autolle, ja nämä rivit jaksotetaan automaattisesti. Näille riveille asetetaan Urbaserin tarvitsemat dimensiotiedot ja tiliöinnit. ”Automaatioaste onnistuttiin saamaan tässä 100 %:iin”, toteaa Sainomaa tyytyväisenä. Sarpiola täydentää vielä, että kaiken lisäksi myös toimipisteiden kiinteistökustannukset saadaan nyt kohdistettua eri kustannuspaikoille joko osoitetunnistuksen tai toimittajatunnistuksen perusteella.

​

”Yhteistyö VBPS:n kanssa on ollut saumatonta”, iloitsee Sarpiola. ”Teron vahva ammattitaito automatisoinnin ja robotiikan saralla on todella huippua. Projektin aikana toin ajatuksia ja näkemyksiä, mitä pitäisi saada automatisoitua ja Tero kertoi, mitä voidaan ja mitä toisaalta ei voida tehdä. Projekti on ollut vaativa ja vaatinut kovaa työtä sekä panostusta koko tiimiltä, tästä suuri kiitos heille. Voin lämpimästi suositella VPBS:ää tällaisen projektin implementoinnissa.”

​

Työ projektin parissa jatkuu edelleen. Seuraavassa vaiheessa automatisaation kohteena Urbaserilla on mm. jätteiden käsittelyyn liittyvien laskujen automatisointi. ”Kunnianhimoisena tavoitteena minulla on tässä 60-80 %:n automaatioaste ja nostaa täten koko automaatioaste 56 %:sta 70 %:iin”, visio Sarpiola, ”Olen erittäin tyytyväinen tähän mennessä saavutettuihin tuloksiin. Meillä ei tehdä enää ylitöitä ostolaskujen kirjausten takia. Säästöä tuli noin puoli henkilötyövuotta pelkästään tästä.”

​

Myös Sainomaa VBPS:stä on selvästi tyytyväinen projektiin ja sen tähän astisiin tuloksiin. ”Tästä syntyi todella hyviä integraatioratkaisuja, mitkä hyödyttävät myös muita yrityksiä, jotka painivat samanlaisten haasteiden kanssa.”